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Excel技巧汇总(上)


Excel快捷键:
Ctrl+; 当前日期
CTRL+D  复制上面单元格的数据到下面的单元格。本来楼主已经说了,再补充一点:如果选定数据所在的单元格及它以下的任意空白单元格,按ctrl+D,可将选定的数据复制到空白单元格中
ctrl+'  复制上面单元格的数据到下面的单元格,和上面的Ctrl+D的区别是:不含格式,且为编辑状态
CTRL+R  复制左边的数据到右边的单元格
CTRL+SHIFT+下箭头或右箭头  从当前单元格选至当前区域最下面或最右边。
CTRL+*  选定当前区域
CTRL+1  设置单元格格式
CTRL+2  加粗
CTRL+3  斜体
CTRL+4  下划线
CTRL+7  显示/隐藏“常用”工具栏
CTRL+9  隐藏所选单元格所在的行,如果选中了整列,则将隐藏全部单元格
硬回车:ALT+回车键
F2     进入单元格编辑状态
F4     在相对引用(如A1)和绝对引用(如$A$1)间进行转换
F5     打开“定位”对话框(相当于Ctrl+G)
F9     将公式直接转化为数值
F11     快速插入图表
alt+F11   进入VBA编辑器
shift+F11   插入新工作表,表名:sheet
ctrl+F11   插入新工作表,表名:macro
Ctrl+~   显示当然工作表中所有用到的公式
下面我们来讲{EXCEL的六大“条件”功能}

一、条件求和。
   1、单条件求和:统计C1公司施工的工程总建筑面积,并将结果放在E18单元格中,我们只要在E18单元格中输入公式“=SUMIF(D2:D17,"C1公司",E2:E17)”即完成这一统计。
   备注:如果对EXCEL的函数不太熟悉,在单元格中直接输入公式有困难,我们可以用“插入函数”命令(或直接按工具栏上的“粘贴函数”命令按钮),选中你需要的函数后,按其提示操作即可完成公式的输入。
   2、多条件求和:统计C2公司施工的质量等级为“合格”的工程总建筑面积,并将结果放在E19单元格中,我们用“条件求和”功能来实现:
   ①选“工具→向导→条件求和”命令(若没有此命令选项,可以用“加载宏”的方式来增加这一命令选项),在弹出的对话框中,按右下带“―”号的按钮(此时对话框变成类似工具条的窗口形式浮于桌面上),用鼠标选定D1:I17区域,并按窗口右边带红色箭头的按钮(恢复对话框状态)。
   ②按“下一步”,在弹出的对话框中,按“求和列”右边的下拉按钮选中“建筑面积”项,再分别按“条件列、运算符、比较值”右边的下拉按钮,依次选中“施工单位”、“=”(默认)、“C2公司”选项,最后按“添加条件”按钮。重复前述操作,将“条件列、运算符、比较值”设置为“质量等级”、“=”、“合格”,并按“添加条件”按钮。
   ③两次点击“下一步”,在弹出的对话框中,按右下带“―”号的按钮,用鼠标选定E19单元格,并按窗口右边带红色箭头的按钮。
   ④按“完成”按钮,此时符合条件的汇总结果将自动、准确地显示在E19单元格中。
   备注:上述操作实际上是输入了一个数组公式,我们也可以先在E19单元格中直接输入公式:=SUM(IF(D2:D17="C2公司",IF(I2:I17="合格",E2:E17))),然后在按住Ctrl+Shift键(非常关键!!!)的同时按下Enter键,也可以达到上述多条件求和之目的。

二、条件计数。
  统计质量等级为“合格”工程的数目,并将结果存放在I18单元格中,在I18单元格中输入公式:=COUNTIF(I2:I17,"合格"),当按下确定按钮后,统计结果――数字5即自动在I18单元格中显示出来。

三、条件格式。
   将工程造价在500万元(含500万元)以上的工程造价数值以红颜色显示出来:
   ①选中F2至F17单元格;
   ②用“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框;
   ③按第二个方框旁的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,再在后面的方框中输入数字500;
   ④按上述对话框中的“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,在“文字”卡片下,按“颜色”旁的下拉按钮,将文字颜色设置成红色后,按“确定”按钮关闭“单元格格式”对话框,回到“条件格式”对话框中;
   ⑤按“确定”按钮。
   此时造价大于500万元的工程,其造价数值将以红色显示在单元格中。
   备注:继续按上述“条件格式”对话框中的“添加”按钮,可以设置多级“条件”,如“工程造价大于500万元以红色显示,大于1000万元以蓝色显示”等(可以对一个单元格设置三个条件)。

四、条件函数。
  我们在对竣工工程观感质量进行评定后,当观感得分率超过85%,该工程质量等级可以评定为“优良”。
  ①在I2单元格中输入公式:=IF(H2>=85,"优良",IF(H2>0,"合格","未竣工"));
  ②选中I2单元格,将鼠标移至该单元格右下角成细十字线时(我们称之为“填充柄”),按住左键向下拖拉,将上公式复制到I列下面的单元格中;
  ③以后当工程竣工后,我们将该工程的观感得分率填入H列内相应的单元格中,则质量等级自动显示在相应工程的I列单元格中(若没有填观感得分率,则I列相应单元格中显示“未竣工”字样)。
  备注:在第①步输入公式时,条件判断数字按从大到小的顺序排列,否则会出错。

五、条件查找。
  当工程基本情况表中登记的工程非常之多时,如果我们用普通浏览的方式查找某个具体的工程是非常困难的,此时我们可以用“查找”功能来快速定位:
  ①用“编辑查找”命令,打开“查找”对话框;
  ②在“查找内容”下面的方框中输入该工程的关键词;
  ③对“搜索方式、搜索范围”作适当设置后,连续按“查找下一个”按钮,符合模糊条件的单元格依次被选中,即可快速查找到某个具体的工程。
  备注:在“查找内容”下面的方框中输入的内容不一定非得与某一单元格数值完成相同的文本,如查找“C1公司”的某个工程,只要输入“C1”即可以进行模糊查找了。

六、条件筛选。
  如果要打印C1公司施工的工程基本情况一览表,我们可以用“自动筛选”功能来实现:
  ①选中表格中的任一单元格,用“数据→筛选→自动筛选”命令,启动“自动筛选”功能(列标题旁出现一个下拉按钮);
  ②按“施工单位”旁的下拉按钮,选中C1公司,则表格中只显示C1公司所施工的工程;
  ③接上打印机,装上打印纸,按“打印”按钮,即可打印出C1公司施工的工程基本情况一览表;
  ④打印结束后,重复第①的操作关闭“自动筛选”功能,则全部工程又重新显示在表格中。
  提醒:此处的“条件筛选”可以进行“多级”筛选,如再上述筛选的基础上,再按“进度”旁的下拉按钮,选中“在建”选项,则表格中只剩下“C1公司”施工的所有“在建”工程

在Excel 中输入人名时使用“分散对齐”
在Excel 表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的:我们以一列为例,将名单输好后,选中该列,点击“格式--单元格--对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。
本技巧给出了一个很好的例子,同时还带出了一个原则:永远不应使用空格或空行来调整对象的位置,因为它很难控制,且适应性差,可能导致意想不到的结果。在本例中如果名字中间有空格,查找时若忘了这个空格则会很麻烦
切换到下一个程序。 Alt+Tab
切换到上一个程序。 Alt+Shift+Tab
显示Windows“开始”菜单。 Ctrl+Esc
关闭选定的工作簿窗口。 Ctrl+W 或 Ctrl+F4
恢复选定的工作簿窗口的大小。 Ctrl+F5
切换到已拆分(“窗口”菜单,“拆分”命令)工作表中的下一个窗格。 F6
切换到已拆分工作表中的上一个窗格。 Shift+F6
打开多个工作簿窗口时,切换到下一个工作簿窗口。 Ctrl+F6
切换到上一个工作簿窗口。 Ctrl+Shift+F6
当工作簿窗口未最大化时,执行“移动”命令(在该工作簿窗口的“控件”菜单上)。使用箭头键移动该窗口,完成后按Esc。 Ctrl+F7
当工作簿窗口未最大化时,执行“大小”命令(在工作簿窗口的“控件”菜单上)。使用箭头键调整窗口大小,完成后按Esc。 Ctrl+F8
将工作簿窗口最小化为图标。 Ctrl+F9
最大化或还原选定的工作簿窗口。 Ctrl+F10
将屏幕图片复制到剪贴板中。 PrtScr
将选定窗口的图片复制到剪贴板中。 Alt+Print Screen
访问和使用智能标记若要按显示智能标记的菜单或消息。如果显示了多个智能标记,请切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。 Alt+Shift+F10
选择智能标记菜单中的下一项。 向下键
选择智能标记菜单中的上一项。 向上键
执行在智能标记菜单中选定的项对应的操作。 Enter
关闭智能标记菜单或消息。 Esc
提示
可以要求在智能标记出现时发出声音提示。若要听到声音提示,必须有声卡。而且计算机上还必须安装 Microsoft Office Sounds。
如果能够访问万维网,可从 Microsoft Office 网站下载 Microsoft Office Sounds。在“帮助”菜单上,单击“Microsoft Office Online”,然后搜索“Microsoft Office Sounds”。安装声音文件后,需要选中“选项”对话框(“工具”菜单)的“常规”选项卡上的“提供声音反馈”复选框。选中(或清除)该复选框后,该设置将影响支持声音的所有Office程序。
访问和使用任务窗格
若要按从程序窗口的其他窗格移至任务窗格(任务窗格:Office应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜,尺寸又小,您可以一边使用这些命令,同时继续处理文件。)。可能需要按F6多次。 F6
注释 如果按F6没有显示所需的任务窗格,请按Alt激活菜单栏,然后再按Ctrl+Tab移动到任务窗格中。
当菜单或工具栏(工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏,请按Alt然后按Shift+F10。)处于活动状态时,移至任务窗格。可能需要按Ctrl+Tab多次。Ctrl+Tab
当任务窗格处于活动状态时,从其中选择上一个或下一个选项 Tab 或 Shift+Tab
显示任务窗格菜单上的全部命令 Ctrl+空格键
在选定的子菜单的选项间移动,在一组选项的某些特定选项间移动 向下键或向上键
打开选定的菜单,或执行分配给选定按钮的操作 空格键或 Enter
打开一个快捷菜单(快捷菜单:显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单,请用右键单击某一项目或按下Shift+F10。),打开选定的剪辑库项的下拉菜单 Shift+F10
菜单或子菜单可见时,选中其中的第一个或最后一个命令 Home 或 End
在选定的剪辑库列表中向上或向下滚动 Page Up 或 Page Down
移动到选定的剪辑库列表的顶部或底部 Ctrl+Home 或 Ctrl+End 访问和使用菜单和工具栏
若要按选择菜单栏(菜单栏:标题栏下面包含菜单名称的水平栏。菜单栏可以是内置菜单栏,也可以是自定义菜单栏。),或者同时关闭打开的菜单和子菜单。 F10 或 Alt
选择选定工具栏上的下一个或上一个按钮或菜单。 Tab 或 Shift+Tab
选择选定工具栏的下一个或上一个工具栏。 Ctrl+Tab 或 Ctrl+Shift+Tab
打开选定的菜单,或执行所选按钮或命令的操作。 Enter
显示所选项的快捷菜单(快捷菜单:显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单,请用右键单击某一项目或按下Shift+F10。)。 Shift+F10
显示Excel窗口的“控件”菜单。 Alt+空格键
菜单或子菜单打开时,选择下一个或上一个命令。 向下键或向上键
选择左边或右边的菜单。当子菜单打开时,在主菜单和子菜单之间切换。 向左键或向右键
选择菜单或子菜单上的第一个或最后一个命令。 Home 或 End
关闭打开的菜单。当子菜单打开时,只关闭子菜单。 Esc
显示菜单上的全部命令。 Ctrl+向下键
显示或隐藏“常用”工具栏。 Ctrl+7
注释 可用键盘来选择菜单栏或已显示的工具栏上的任意菜单命令。若要选择菜单栏,请按Alt。若要选择工具栏,请重复按Ctrl+Tab,直到选定所需的工具栏。在包含所需命令的菜单中,按带下划线的字母,然后在显示的菜单中,按所需命令中带下划线的字母。
调整工具栏和任务窗格的大小
按Alt来选择菜单栏(菜单栏:标题栏下面包含菜单名称的水平栏。菜单栏可以是内置菜单栏,也可以是自定义菜单栏。)。
重复按Ctrl+Tab以选择所需的工具栏(工具栏:包含可用于执行命令的按钮和选项的栏。要显示工具栏,请按Alt然后按Shift+F10。)或任务窗格(任务窗格:Office应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜,尺寸又小,您可以一边使用这些命令,同时继续处理文件。)。请执行下列操作之一:
调整工具栏的大小
在工具栏中,按Ctrl+空格键可显示“工具栏选项”菜单。
选择“大小”命令,然后按Enter。
使用箭头键调整工具栏的大小。
移动工具栏
在工具栏中,按Ctrl+空格键可显示“工具栏选项”菜单。
选择“移动”命令,然后按Enter。
使用箭头键可调整工具栏的位置。按Ctrl+箭头键可以一次移动一个像素。若要使工具栏解除固定,请重复按向下键。若要将工具栏垂直固定在左边或右边,则当工具栏总在左侧或右侧时,请分别按向左键或向右键。
调整任务窗格的大小
在任务窗格中,按Ctrl+空格键可显示其他命令的菜单。
使用向下键选择“大小”命令,然后按Enter。
使用箭头键可调整任务窗格的大小。用Ctrl+箭头键可一次调整一个像素。
移动任务窗格
在任务窗格中,按Ctrl+空格键可显示其他命令的菜单。
用向下键选择“移动”命令,然后按Enter。
使用箭头键可调整任务窗格的位置。用Ctrl+箭头键可一次移动一个像素。
完成移动或调整大小后,请按Esc。
使用对话框
若要按移动到下一个选项或选项组。Tab
移动到上一个选项或选项组。Shift+Tab
切换到对话框中的下一个选项卡。Ctrl+Tab 或 Ctrl+Page Down
切换到对话框中的上一个选项卡。Ctrl+Shift+Tab 或 Ctrl+Page Up
在已打开的下拉列表中的选项之间移动,或者在选项组中的选项之间移动。箭头键
执行所选按钮的操作,或者,选中或清除所选复选框。空格键
如果列表已关闭,请打开它并移动到列表中的该选项上。下拉列表中选项的首字母
选择选项,或者选中或清除复选框。Alt+选项中带下划线的字母
打开选定的下拉列表。Alt+向下键
执行对话框中默认命令按钮(用黑体突出显示的按钮,通常为“确定”按钮)的操作。Enter
取消命令并关闭对话框。Esc
使用对话框中的编辑框
编辑框为空白,可向其中键入或粘贴内容,例如,用户姓名或访问文件夹的路径(路径:操作系统用来定位文件夹或文件的路径,例如C:\House finances\March.doc。)。



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